州外旅行程序

目的宣言

这个程序的目的是确保所有的州外旅行是按照明尼苏达州社区和技术学院完成的, 明尼苏达州立学院和大学系统和明尼苏达州的政策. 所有州外旅行, 包括学生旅行, 在作出任何财务承诺或筹款活动开始之前，必须得到学院院长的批准.

范围

这一过程适用于所有大学员工或涉及州外旅行的项目.

定义

州外旅行

将员工或学生团体带到明尼苏达州以外的任何地方的旅行. 前往北达科他州边境城市不含注册费, 过夜旅行或车辆租赁不被视为州外旅行.

过程

1. 员工填写州外/国际旅行授权表，并将表格和所需文件提交给主管.
   1. 在承担任何财务义务或开始筹款活动之前，必须填写并批准此表格.
   2. 会议记录副本, 会议或活动议程(或类似文件)，包括日期和是否包括膳食, 必须和表格一起提交吗.
   3. 如果使用专业发展基金支付全部或部分差旅费用, 专业发展表格的签名副本必须附在州外/国际旅行授权表格上.
   4. 如果学生要到州外旅行, 过夜旅行表必须附在州外/国际旅行授权表上.
   5. 如果旅行费用全部或部分由非大学资助, 所有资金必须在出发前收到并存入学院财务系统.
2. 主管审查州外/国际旅行授权表，并决定批准或拒绝请求.
   1. 如果得到批准, 主管在表格上签字并转发, 连同任何随附文件, 交给相应的副总裁审核.
   2. 如果否认, 主管将表格退还给员工，并解释拒绝的原因.
3. 副总统审查州外/国际旅行授权表，并决定批准或拒绝请求.
   1. 如果得到批准, 副总统在表格上签名并转发, 连同任何随附文件, 交给总统审阅.
   2. 如果否认, 副总裁将表格退还给主管，并解释拒绝的原因.
4. 总统审查州外/国际旅行授权表，并决定批准或拒绝该请求.
   1. 如果得到批准, 总统签署了表格, 将原始表单返回给请求员工, 然后寄一份给主管.
   2. 如果否认, 总裁将未签名的表格退还给员工，并将一份副本交给主管，并说明拒绝的原因.
5. 出差结束后，员工向主管提交报销申请.
   1. 如果提交报销, 员工填写费用报销表并提交, 随附所需收据及已签署的外州/国际旅行授权书副本, 提交给他们的主管批准.
   2. 如果通过应付账款(通过采购订单或采购卡)提交发票，员工应将收据和签署的州外/国际旅行授权书副本提交主管批准.
6. 主管审核员工的报销申请，并转发批准的表格和文件进行处理.
   1. 如果员工要求报销, 主管签署并转发费用报销单, 收据和已签署的州外/国际旅行授权书副本交给工资办公室.
   2. 如果员工提交了通过应付账款支付的发票, 主管审查采购卡上发生的费用，并确保附上所有必需的收据和签署的州外/国际旅行授权书副本.
7. 业务办公室验证已收到所需的文档，并处理费用报销请求, 发票或采购卡提交. 所有文件都存档以备审计之用.

责任

员工

在承担任何财务义务或开始筹款活动之前，填写并提交州外/国际旅行授权表和其他所需文件给其主管进行审查.

主管

• 审核批准或拒绝外州/国际旅行授权表.
• 旅行结束后, 主管负责审核员工的费用报销表和/或采购卡费用，以确保在将报销请求转发给业务办公室之前包含所需的收据和签署的州外/国际旅行授权表副本.

副总统

经主管批准后，审核批准或拒绝外州/国际旅行授权书.

总统

经副总统批准后，审核批准或拒绝外州/国际旅行授权表.

业务办公室

• 核实所有收据和所需文件的附件，并处理费用报销. 
• 将所有文件存档以备审核之用.

其他支持参考资料

• 在你去之前知道-州外旅行小册子
• 员工议价单位合同

相关的M州和明尼苏达州系统政策和程序

明尼苏达州社区和技术学院员工业务费用报销程序