官方学生交流和可接受的大学电子邮件使用政策| 大发彩票平台-大发彩票平台

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Steward

机构效率和技术解决方案副总裁

Purpose

学院使用电子通讯作为正式的信息传递手段. 这种使用是出于方便, speed, 使用电子邮件而不是印刷通信的成本效益和环境优势. 由于对电子通信的依赖和接受, 电子邮件被认为是学院的官方沟通方式.

这一政策的实施确保了学生能够接触到这种重要的交流形式. 它还确保学生可以在需要时访问电子邮件，并通过电子邮件访问电子邮件.

Policy

College Use of Email

电子邮件是明尼苏达州社区和技术学院的官方沟通方式. Therefore, 学院有权通过学院电子邮件系统向学生发送通信，并希望学生及时阅读这些通信. 学院保留通过传统方式发送官方通信的权利.

分配电邮地址

信息技术服务(ITS)将分配给学生一个正式的学院电子邮件地址. 书院会将电邮发送至此正式地址. 学生记录的机密性受到1974年《大发彩票平台》(FERPA)的保护。. 通过电子邮件发送的数据是公共信息，除非被明尼苏达州法规视为私人或机密, Chapter 13, 根据FERPA和学院的学生目录数据政策，官方电子邮件地址被视为“目录数据”.

Redirecting Email

虽然学生有技术能力以电子方式将他们的大学电子邮件重定向到私人电子邮件帐户(例如.g., @yahoo.com, @gmail.com, etc.重定向的风险由学生承担, 此外，学院不负责处理非学院承包商的外部供应商的电子邮件的隐私和安全措施. 选择重定向电子邮件的学生仍然对发送到其官方学院电子邮件地址的任何信息的内容负责.

Student Expectations

学生应该定期检查他们的电子邮件，并对通过学院电子邮件地址发送给他们的所有信息负责. 学生必须认识到某些通信可能是时间敏感的, 他们可能被要求更频繁地监控电子邮件，而不是根据教学需要.

Educational Uses

教师可以决定学生在课堂上如何使用电子邮件. 教师可能希望学生使用他们的官方学院电子邮件地址用于教学目的.

Appropriate Use

In general, 电子邮件不适合传输敏感或机密信息，除非其使用具有适当的安全级别. All use of email, 包括敏感或机密信息的使用, 会与FERPA一致吗.

所有学生使用任何学院的IT资源, including email, 必须遵守电脑及资讯科技资源的合理使用政策及所有其他资讯科技政策及程序, as applicable. 所有学生都要对自己访问学院IT资源的权限负责.

不允许任何学生电子邮件用户冒充学院官员, 教职员工或学生.

大量和未经请求的电子邮件

学院使用电子邮件作为与学生沟通重要信息的主要手段. 群发电子邮件是通知校园和大学社区的一种有用和方便的方式. However, 它们可能会不必要地消耗资源，使校园收件箱变得杂乱，这就要求这些信息的发送者遵守一些指导方针. 因此，群发邮件必须由授权用户批准或发送. 群发电子邮件是一种未经请求的电子邮件信息，发送到一组其他不相关的校园电子邮件地址. 向俱乐部成员或一群朋友发送信息不构成群发邮件. 向小组、委员会或部门发送信息也不构成群发邮件.

大学范围和校园电子邮件分发列表有四种基本类型:

全体教职员工，全校
全校所有学生
所有教职员工，在一个特定的校园
所有学生，在一个特定的校园上课

学生和员工可以维护个人群组列表, 这些名单不应用于发送违反任何学院政策的未经请求的电子邮件.

使用学院范围和校园电子邮件分发列表

学校邮箱只用于学校的官方事务. 使用学院范围和校园范围的电子邮件分发列表应仅用于对学院所有成员重要的信息
community.

对特定校园感兴趣的电子邮件应该使用个别校园分发列表.
自助餐厅菜单公告, fitness center schedules, art shows, music performances, bookstore sales, etc. should not be sent to email distribution lists individually; it would be more appropriate to gather this information into a campus or student weekly newsletter to be sent out at the same time and/or post the information in a table tent, poster, campus monitor, 或到校园或大发彩票平台和活动网站/门户网站，并链接到它.
Faculty, staff, 除了法律或政策要求外，学生的电子邮件分发列表不会提供给外部组织. 此类团体的电子邮件可由适当的M州代表发送到M州分发列表.
向学生发送有关新课程或项目信息的大量电子邮件只能在事先获得学术和学生事务副校长或指定人员批准的情况下发送到学生电子邮件列表中，并且每学期只能发送一到两次. 该列表应该只提供新课程和项目的列表，并链接到相应的网站以获取更多信息.
个别教师可以将有关新课程和项目的信息发送给他们认为合适的学生，而无需事先批准.

访问大学范围内的电子邮件分发列表

以下个人可以使用学院范围内的电子邮件分发列表:

College President
Vice Presidents
College Registrar
战略传播和营销总监
College-wide Deans
校园学生发展服务主任
资讯科技人员
总裁和副总裁的行政助理
校园学生参与主任(请与学生服务中心合作，将给学生的信息保持在最低限度.)

总统的内阁成员可以批准永久或临时访问一个大学范围内的电子邮件分发列表为其他教师或工作人员. 允许某人使用大学范围内的电子邮件分发列表的临时访问权限将允许电子邮件回复直接发送给该个人. 获得批准的时间表预计将在两周内完成.

访问个人校园范围内的电子邮件分发列表

学术院长和校园学生发展服务主任可以决定谁可以通过校园教职员工和学生电子邮件分发列表发送通信.

以下个人也可以访问校园电子邮件分发列表:

College President
Vice Presidents
College Registrar
战略传播和营销总监
College-wide Deans
校园学生发展服务主任
资讯科技人员
总裁和副总裁的行政助理
校园学生参与主任(请与学生服务中心合作，将给学生的信息保持在最低限度.)

可以授予校园教职员工和学生名单的单独访问权限. 教务长和校园学生发展服务主任可以随时请求更改访问权限或请求个人临时访问权限. 允许某人使用大学范围内的电子邮件分发列表的临时访问权限将允许电子邮件回复直接发送给该个人. 获得批准的时间表预计将在两周内完成.

通过分发列表向学生发送附件

授予访问权限以使用学生分发列表的员工, 信息必须由战略传播和营销总监或指定人员审核, 选项和批准，然后发送.

Sanctions

根据学生行为准则的适用条款，故意或故意违反本政策将被视为不当行为. 违反此政策的学生可能会被拒绝访问IT资源，并可能受到学院内外的其他处罚和纪律处分. 违反这一政策可能导致纪律处分，可能导致学生就业终止, 停学或开除学籍.

References

家庭教育权利和隐私法(FERPA)

明尼苏达州政府数据实践法案(MGDPA)，明尼苏达州法规第13章

Revisions

Date	Description of Change
May 17, 2017	Policy content update.

正式的学生交流和可接受的使用大学电子邮件政策